Política de privacidad - Checkin online 360

Última actualización: 6 de noviembre de 2025

1. Introducción

CheckinOnline360 es un servicio digital diseñado para ayudar a alojamientos turísticos a cumplir con sus obligaciones legales de registro de huéspedes conforme al Real Decreto 933/2021, de 2 de noviembre.
Esta política detalla de forma transparente cómo tratamos los datos personales, bajo qué fundamento legal, quién es responsable en cada caso, y qué derechos asisten a los interesados.

2. Identidad y responsabilidad

Responsable del tratamiento (clientes):

Nombre: Xavi Hidalgo
NIF: XXXXXXX
Domicilio: Carretera engolaster, 20 1º 3ª – Escaldes de Engordany (Andorra)
Contacto: [email protected]

Xavi Hidalgo, como prestador del servicio CheckinOnline360, actúa como responsable del tratamiento respecto a los datos de sus clientes (propietarios o gestores de alojamientos), por cuanto decide sobre las finalidades y medios del tratamiento relacionado con la prestación del servicio (facturación, soporte, gestión de la cuenta, etc.).

Encargado del tratamiento (huéspedes):

Respecto a los datos de los huéspedes, Xavi Hidalgo actúa como encargado del tratamiento, ya que el alojamiento (cliente) es, por ley, el responsable del registro de sus huéspedes (Art. 4.1 del RD 933/2021).

Por ello:

El cliente (alojamiento) es quien debe garantizar la exactitud, legalidad y legitimación de la recogida de datos de sus huéspedes.
CheckinOnline360 solo trata dichos datos por cuenta y bajo instrucciones del cliente, mediante un Acuerdo de Encargado del Tratamiento implícito o expreso al usar la plataforma.

3. Datos tratados y finalidades

A. Datos de los clientes (alojamientos)


Prestación del servicio (alta, gestión, soporte)	Nombre, NIF, email, teléfono, dirección, datos del alojamiento	Ejecución de contrato (Art. 6.1.b RGPD)
Facturación y contabilidad	Datos fiscales y bancarios (solo si se facilitan)	Obligación legal (Art. 6.1.c RGPD)
Comunicaciones operativas (incidencias, actualizaciones)	Email, teléfono	Interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD)
Envío de novedades o promociones	Email (solo si se da consentimiento)	Consentimiento (Art. 6.1.a RGPD)

B. Datos de los huéspedes


Cumplimiento de la obligación legal de registro (RD 933/2021)	Nombre, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, país de nacimiento, sexo, dirección, teléfono, email, firma, relación con menores	Cumplimiento de obligación legal (Art. 6.1.c RGPD)
Verificación de identidad (si el huésped adjunta DNI/pasaporte)	Imagen del documento de identidad	Cumplimiento de obligación legal (Art. 4.3 RD 933/2021: el alojamiento debe garantizar la exactitud de los datos)
Envío del parte al cuerpo policial competente	Datos exigidos por la normativa policial	Obligación legal derivada del RD 933/2021
Custodia del parte por el alojamiento	Copia del parte en PDF	Obligación legal de conservación (3 años)

Nota: CheckinOnline360 no realiza perfiles ni toma decisiones automatizadas sobre huéspedes. El tratamiento es exclusivamente instrumental y legal.

4. Plazos de conservación

Clientes:
- Mientras dure la relación contractual.
- Tras la baja: 5 años para facturación (obligación mercantil), y hasta 10 años si hay litigios pendientes.
Huéspedes:
- 3 años desde la fecha de salida, conforme al Art. 9 del RD 933/2021 (plazo de custodia de los partes).
- Imágenes de documentos:
  - Check-in presencial: eliminadas inmediatamente tras la extracción de datos.
  - Check-in online: almacenadas máximo 3 días naturales, salvo eliminación anticipada.

5. Destinatarios de los datos

Los datos se comunican únicamente en los siguientes casos:

A las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado, según lo exigido por el RD 933/2021 y las normas autonómicas aplicables.
A proveedores técnicos (hosting, pasarelas de pago, soporte):
- Todos están vinculados mediante cláusulas de encargo de tratamiento.
- No realizan tratamientos fuera de las instrucciones recibidas.
Al cliente (alojamiento):
- Los datos de los huéspedes y copias de los partes se envían al email del alojamiento para su custodia legal.

No se ceden datos a terceros con fines publicitarios, de crédito, ni fuera del Espacio Económico Europeo, salvo en cumplimiento de orden judicial.

6. Obligaciones y responsabilidades

Del cliente (alojamiento):

Es responsable legal del tratamiento de los datos de sus huéspedes.
Debe informar a los huéspedes de la recogida de sus datos (normalmente mediante cartel en recepción o enlace al formulario de check-in).
Debe garantizar que los datos introducidos son exactos y veraces.
Debe asegurar que el uso de CheckinOnline360 se ajusta a la normativa vigente.

De CheckinOnline360 (Xavi Hidalgo):

Trata los datos de los huéspedes exclusivamente por cuenta del cliente y bajo sus instrucciones.
Implementa medidas de seguridad técnicas y organizativas acordes al riesgo (cifrado, accesos restringidos, auditorías).
Notifica al cliente cualquier violación de seguridad que afecte a los datos de huéspedes en el plazo legal (72 horas si hay riesgo para derechos).
Colabora con el cliente en el ejercicio de derechos de los huéspedes (acceso, rectificación, supresión), siempre que el cliente sea quien deba responder como responsable.

7. Derechos de los interesados

Clientes:

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad y retirada del consentimiento escribiendo a [email protected] .

Huéspedes:

Debes dirigir tus solicitudes directamente al alojamiento (cliente), ya que es el responsable del tratamiento.
CheckinOnline360, como encargado, colaborará con el alojamiento para atender tu solicitud, pero no responde directamente ante ti salvo instrucción expresa del responsable.

En todos los casos:

No se aplican cargos, salvo solicitudes repetitivas o infundadas.
Podremos solicitar prueba de identidad para garantizar la confidencialidad.

8. Cambios en la política

Esta política puede actualizarse para adaptarse a cambios legales o mejoras en el servicio. Cualquier modificación relevante se publicará en la web y, si afecta a clientes activos, se comunicará por email.

Esta política refleja nuestro compromiso con la transparencia, la legalidad y la protección de datos en el entorno hotelero y de alojamientos turísticos.

Contacto para consultas o ejercicio de derechos:
📧 [email protected]